اولویت چیست؟ _ انواع اولویت بندی

نمیدونی چطور اولویت بندی کنی؟ یا اولویت بندی در هر کاری برایتان دشوار است؟ یا به ترتیب مهم بودن اولویت بندی را بلد نیستی .. تا پایان مقاله همراه ما باشید تا در این مقاله یاد بگیرید چگونه اولویت بندی انجام دهید و کارهایتان را به ترتیب مهم بودن دسته بندی کنید.

اولویت چیست؟

در زندگی روزمره، اولویت‌بندی به معنای تعیین ترتیب انجام کارها بر اساس اهمیت و فوریت آن‌هاست. این کار به شما کمک می‌کند تا بدانید کدام کارها را باید زودتر انجام دهید و کدام‌ را می‌توانید به بعد موکول کنید.

اولویت های برنامه ریزی

 

اولویت بندی های شما باید طوری باشد که به ترتیب مهم بودنشان باشد.
با پرسیدن این سوال از خودتان اولویت های خود را مشخص کنید.

از خودتان بپرسید با انجام ندادن این کار چه سختی هایی برای من ایجاد میشود؟
قبل از نوشتن اولویت ها این سوال رو از خودتان بپرسید ببینید کدام اولویت اول قرار میگیرد، به همین ترتیب اولویت بندی روزانه خود را انجام دهید.
البته گاهی اوقات در طول روز ممکن است کار مهم تری پیش بیاید که قبل از انجام اولویت هایی که نوشته بودید اول آن را انجام دهید.
مثلا: من امروز در حال نوشتن مقاله برنامه ریزی بودم که کار مهم تری پیش اومد و اولویت اول من قرار گرفت؛ بنابراین اولویت من تغییرکرد.

اولویت بندی بر اساس ماتریس آیزنهاور

ماتریس آیزنهاور (Eisenhower Matrix)

مفهوم ماتریس آیزنهاور اولین بار توسط رئیس جمهور پیشین ایالات متحده جناب آقای دوایت دیوید آیزنهاور مطرح شد که به ما کمک می کندبا بهینه سازی زمان به بهترین شکل از وقت خود استفاده کنیم. آقای دویت دی در یکی از سخنرانی‌های خود گفت: «من دو نوع مشکل دارم، مشکلات ضروری و مشکلات مهم. موارد ضروری مهم نیستند و موارد مهم فوری نیستند.» او به سختی می‌توانست بر کارهایش تمرکز کند و کارهای مهم را به موقع انجام دهد. سرانجام آیزنهاور تفاوت اساسی بین کارهای فوری و کارهای مهم و دسته‌بندی وظایف روزانه بر اساس این دو فاکتور قائل شد و روش ماتریسی ابداع کرد که ماتریس آیزنهاور نام گرفت.
بنابر این این ماتریس یکی از تکنیک های جالب برای تقسیم بندی و اولویت کارها استفاده از تقسیم بندی است. بر اساس این جدول، کار ها از نظر اهمیت انجام دودسته اند؛ مهم و غیر مهم و همچنین از نظراهمیت زمانی هم به دو دسته فوری و غیر فوری تقسیم می شوند.

۱- ضرورت (مهم و فوری  Do First):

کاری که همین الان باید انجام شود و خیلی خیلی مهم است؛ مثلا دندان درد شدیددارید، پس باید سریع به دکتر بروید و آن را درست کنید.

۲- ذکاوت(مهم و غیر فوری Schedule):

اغلب کار هایی که در زندگی ما ارزش واقعی و ماندگار ایجاد میکنند در این دسته قرار می گیرند. کاری که الان فوری نیست؛ امادر آینده می تواند به ضرورت تبدیل شود؛ مثلا یادگیری زبان خارجه، ورزش کردن، یادگیری برنامه نویسی و همان دندان سالم که اگر اینجا مراقبش نباشیم خیلی زود به ضرورت تبدیل می شود. درضمن هیچ کدام‌ در این لحظه ی مشخص به شما آسیب نمی رسانند.
اما در بلند مدت تایم بسیاری را از شما می گیرند و ممکن است بحران های متعددی برایتان ایجاد کند.

۳- بطالت(غیر مهم و فوری Delegate):

کارهایی که نیاز نیست فقط ما انجام دهیم و اهمیت زیادی ندارند و اگر بتوانید این کارها را به افراد دیگری واگذار کنید، یا این‌که زمان‌شان را جابجا کنید، فرصت بیشتری برای کارهای مهم ایجاد خواهد شد. مثلا پرداخت پول قبض برق و… که هر فرد دیگری هم می تواند انجام دهد؛ اما نه اینکه ما شانه خالی کنیم بلکه منظور این است در برنامه ریزی زمان زیادی از ما را نگیرند.

۴- حماقت (غیر مهم و غیر فوری Eliminate):

کارهایی که خروجی آن هیچ دستاوردی ندارد؛ مثل چرخیدن دوساعته در فضای مجازی و چک کردن پست ها و استوری های دوست و آشنا در اینستاگرام که قرار بود فقط یک چک کنیم که پیام مارا چه کسانی دیده اند، پیگیری اخبار در زمینه هایی که تاثیر مستقیم روی زندگی امروز و تصمیم های فردای ما ندارند، وقت گذاشتن برای رسانه های زرد و بعد با این کارها خود فضای مجازی بلد است که چطور ما را سرگرم، سرگرم بودن کند.
گاهی این قدر سرگرم کارهای دسته بطالت و حماقت می شویم که زمان کم می آوریم و به کار های ضرورت و ذکاوت نمی رسیم. به دنبال این زمان کم آوردن احساس بی لیاقتی در انجام کارها به ما دست می دهد و بی انگیزه می شویم و در تصمیم گیری هم دچار تردید می شویم.
این برنامه ریزی باید روزانه، هفتگی، ماهانه سالانه باشد؛ یعنی برنامه امروز من از دل برنامه این هفته بیرون آمده باشد و همین طور برنامه این هفته از دل برنامه این ماه من تنظیم شده باشد.

به یاد داشته باشید، مهم به این معنی است که کار از اهمیت بالایی برخوردار است و فوری به این معنی است که حساس به زمان است.

اولویت بندی بر اساس ABCDE

روش ABCDE یکی از تکنیک‌های مؤثر برای اولویت‌بندی وظایف است که توسط برایان تریسی معرفی شده است. این روش به شما کمک می‌کند تا وظایف خود را بر اساس اهمیت و اولویت دسته‌بندی کنید و به ترتیب اهمیت آن‌ها را انجام دهید.

در این تکنیک، وظایف شما به پنج دسته اصلی تقسیم می شوند.

A: خیلی مهم (Must Do)

کارهایی که حتماً باید انجام شوند و این‌ها بالاترین اولویت را دارند و عدم انجام آن‌ها عواقب جدی دارد. درضمن انجام این وظایف تاثیر مستقیم بر اهداف و موفقیت شما دارد.

B: مهم (Should Do)

کارهایی که باید انجام شوند، اما عواقب عدم انجام آن‌ها کمتر از کارهای دسته A است. انجام ندادن این وظایف مشکلات جدی ایجاد نمی کند، اما بهتر است آنها را به موقع انجام دهید.

C: کم اهمیت (Nice to Do)

کارهایی که خوب است انجام شوند، اما عدم انجام آن‌ها عواقب جدی ندارد و تاثیر زیادی بر اهداف و موفقیت شما ندارند.

D: واگذاری (Delegate)

این وظایف می توانند به دیگران محول شوند وشما نیازی به انجتم شخصی آن کار ندارید و می توانید آنها را به افراد مناسب(پدر، مادر، خواهر،برادر و..) واگذار کنید.

E: حذف (Eliminate)

کارهایی که می‌توانید از لیست خود کلا حذف کنید، زیرا اهمیت چندانی ندارند. و عواقبی جدی هم ندارند با این کار زمان و انرژی بیشتری برای کارهای مهم تر دارید.

۳. اولویت‌بندی درون دسته‌ها: پس از دسته‌بندی وظایف، به هر وظیفه در هر دسته یک شماره اختصاص دهید (مثلاً A1، A2، B1، B2 و …). این شماره‌ها نشان‌دهنده ترتیب انجام وظایف در هر دسته هستند.
به عنوان مثال

لیست وظایف روزانه شما شامل موارد زیر است:

– آماده کردن گزارش مقاله
– جواب دادن به ایمیل‌ها
– خرید خوراکی
– خواندن کتاب غیر درسی
– هماهنگی جلسه فردا

با استفاده از روش ABCDE، می‌توانید این وظایف را به این صورت اولویت‌بندی کنید:

A1: آماده کردن مقاله (بالاترین اولویت)
A2: هماهنگی جلسه فردا (دومین اولویت)
B1: جواب دادن به ایمیل‌ها (اولویت بالا)
C1:خواندن کتاب غیر درسی (اولویت متوسط)
D1: خریدن خوراکی (واگذاری به دیگران)

اهمیت اولویت‌بندی:

بهره‌وری بیشتر:

با اولویت‌بندی، می‌توانید زمان و انرژی خود را به بهترین شکل ممکن مدیریت کنید.

کاهش استرس:

وقتی بدانید که چه کارهایی باید انجام شوند و در چه زمانی، قطعا استرس کمتری خواهید داشت.

تمرکز بهتر:

با تمرکز بر کارهای مهم‌تر، می‌توانید کیفیت کار خود را افزایش دهید.

 

سخن پایانی

در این مقاله به بررسی دو تکنیک اولویت بندی پرداختیم و یافتید که چگونه اولویت بندی انجام دهید تا از زمان خود به بهترین شکل استفاده کنید و در آخر کمی در مورد اهمیت اولویت ها صحبت کردیم.
در کل امیدوارم لذت کافی رو از این مقاله برده باشید و نکات مهمی رو فرا گرفته باشید. اگر برایتان مفید بوده حتما برای دوستانی که فکر میکنید این مقاله برایشان مورد استفاده هست به اشتراک بگذارید.

• به پایان آمد این دفتر، اما حکایت همچنان باقیست

برای دریافت مقالات بیشتر و یادگیری آسان تر به سایت سلام آموزش مراجعه کنید.